弊社使用中の日報アプリを紹介
毎日の業務の報告アプリの紹介です。
弊社では毎月、協力会社さま方に提出する書類の元となるので記録内容を重視しています。
初期テンプレートから今の形に至ります。
日報アプリのテンプレート
必要最低限な事項が揃っています。
現在の日報アプリ
テンプレートを元に以下のような構成になりました。
構成
画面上部
以下へのURLリンク集があります。社員が総務へ報告上、よく使うものを集めてあります。「ラベル」で作りました。
- 立替経費精算アプリ：交通費、物品購入等の経費代を入力するアプリ。
- 総務への依頼受付アプリ：総務へ何か要望があった際に記入登録するアプリ。
- Slack稼働報告：毎月末にExcelファイルを投稿するChへのリンク。
- Slack出退勤ch：勤務開始&終了時刻にそれぞれ書き込むCh。
①勤務概要
その日の端的な業務情報です。
- 日付
- 曜日：月末に社員一人ずつ稼働状況を一覧で確認する必要があるので、これがあると確認に助かります。文字列（１行）に自動計算式が入っています。
- 作成者
- 確認者
- 勤務形態：社員の働き方は「客先常駐」と「在宅リモート」の2つの場合があるため、いずれかを選びます。
- 勤務状況：その日の勤務の状況です。選択によって以下の②既定勤務の値が変わるよう工事中です。例えば有給休暇のときは作業時間合計が0:00になるなど。
②既定勤務
社員の正社員としての基本的業務です。以下の③と分けてあります。
- 業務開始時間
- 業務終了時刻
- 休憩時間
- 勤務時間
- 時間外：以下の「深夜」も同じですが、給与計算方式が変わるため入力します。
- 深夜：
- 作業時間合計
- 作業一覧_既定勤務：作業内容とそれぞれの作業時間について、テーブル形式で記録できます。作業時間それぞれを合わせたものが上の「作業時間合計」の表示（８ｈ）になるようにしてあります
③既定外勤務
弊社では通常勤務ののち、希望者は社内案件の業務担当ができるシステムとなっております。そのため、このエリアが設けてあります。
社内案件を正社員、またアルバイト社員が担当する場合にこちらを記入します。②の既定勤務と入力内容はほぼ同じです。
なるべく「グループ」で項目をまとめたかったのと、社内案件は単一業務が基本のため、作業内容を表すのはテーブルではなくリッチテキストにしました。
④追記事項
- 所感
- ToDo：テーブル形式で記入ができます。「レコードを再利用」した際も引き継ぎができるので使い勝手がいいです。
まとめ
まだまだ試行錯誤中のところがあります。
例えば②と③の入力事項を、レコードを分けて入力する案も考えましたが、そうすると１人につき1日にレコードが2つできる可能性が出てきます。1ヶ月の合計稼働日数の算出に難が出る気がしまして、、また一覧画面にして、見やすく日毎に内容を比較しやすいのは現状の方だと思いました。
運用しながらこれから変更もできるので、もっと使いやすい方法を模索していきたいです。
これから実装してみたい事（おまけ）
- 入力完了保存したらSlack出退勤ChにURLとともに投稿（webhook)
- ②、③の「時間外」、「深夜勤務」時間の自動計算。
- 「勤務状況」ラジオボタンの選択によって②の入力項目を変更、③を非表示にしたりする。
- 月末近く、未入力日（レコード）があった場合に指定日の入力を促す通知を作成者それぞれに送る。
以上、なかなか大工事が見込まれるものもありますが、実現したら便利そうです。